Pentingnya Kesepakatan Awal Saat Memulai Proyek Freelance

diskusi

Sebagai freelancer yang sibuk mengais-ngais proyek, fee tinggi memang menarik, tapi tunggu dulu…tidak jarang ternyata fee yang kita anggap tinggi tadi ternyata malah underprice dengan spesifikasi yang diminta. Atau mungkin kamu pernah merasa seperti “ditipu” klien? Diberi request A dengan spesifikasi 1,2,3 ehh ditengah jalan revisi terus sehingga hasilnya jauh dari spesifikasi yang diminta ketika awal….

Sebenarnya, cerita-cerita naas tentang menghadapi klien bisa kita hindari dan minimalisir dengan membuat kesepakatan di awal kontrak sebelum proyek dilaksanakan. Dengan adanya kesepakatan, baik freelancer maupun klien memiliki koridor yang jelas akan apa yang dituju, timeline, work-pace, proses revisi, pembayaran, dlsb. Teruntuk freelancer pemula yang merasa butuh banget proyekan karena alasan minim porto, percayalah, ini adalah salah satu hal penting yang perlu kamu perhatikan sejak awal untuk membangun pola hidup freelance yang sehat kalau kamu memang mau jadi full-time freelancer.

Down Payment di Awal Proyek Freelance

Pasti sering dengar saran kalau freelancer sebaiknya meminta DP (Down Payment) di awal proyek. Hal ini sebenarnya bagian yang cukup sulit terutama kalau kita berhadapan dengan klien yang jarang berurusan dengan freelancer. Soalnya jujur saja, kalau dilihat dari sudut pandang klien, mereka akan mentransfer sejumlah uang yang mana hasilnya belum ada. Pasti ada rasa cemas kalau uang itu dibawa kabur begitu saja, si freelancer kabur ga bisa dihubungi dlsb. Saya sendiri cukup sering mendengar cerita ini bahkan kejadian ini dialami oleh teman baik saya sendiri saat menggunakan jasa freelancer untuk kebutuhan tesis-nya. Duh!

Namun sebagai freelancer ternyata kita memang sebaiknya meminta DP sebagai “uang modal” untuk kerja kita sampai tahap pelunasan. Bisa saja uang itu untuk biaya internet, beli stok kopi dlsb. Meminta DP juga membantu kita untuk menghindari client from hell sebagai bukti bahwa mereka serius menggarap proyek tersebut bersama kita dan sebagai “pertanda” bahwa mereka akan sanggup bayar ketika pekerjaan sudah selesai dan memberikan kesan tidak ada masalah dengan pembayaran asalkan pekerjaan dikerjakan dan diselesaikan dengan baik.

Tapi seperti yang saya sampaikan tadi, meminta DP tidak segampang menengadahkan tangan. Bagaimana supaya klien percaya dengan kita dan mau membayar DP nya sementara klien tersebut tidak kenal dengan kita? (Kalau kenal biasanya lebih mudah karena sudah ada bayangan bagaimana karakter kita). Salah satunya adalah dengan membuat kesepakatan awal ini. Dengan menyampaikan kesepakatan sebelum proyek dimulai, klien akan melihat bahwa kita cukup professional karena sudah mengantisipasi hal-hal yang mungkin terjadi dalam proses pengerjaan proyek. Klien juga dapat menambahkan poinnya sendiri sehingga kesepakatan awal yang dibuat memang memberikan hasil win-win solution. Down Payment itu sendiri bisa juga menjadi tanda bahwa kerja sama antara freelancer dan klien telah dimulai.

Deadline & Proses Asistensi

Pertama-tama tanyakan kebutuhan klien, contoh: klien perlu brosur untuk dibagikan pada saat kelulusan siswa sekolah. Jadi jelas brosur harus jadi asumsikan 3 hari sebelum tanggal kelulusan karena brosur butuh diprint dlsb. Otomatis design harus jadi sebelum itu. Maka 5 hari sebelum hari kelulusan menjadi kesepakatan deadline bersama, dengan catatan bahan&informasi harus sudah masuk tanggal sekian sehinggga kalau bahan proyek terlambat masuk, maka deadline mundur sejumlah keterlambatan pengiriman bahan. Sebagai freelancer, tidak usah terlalu empati banget kalau klien kita butuh banget brosur tersebut pada tanggal yang telah ditentukan sementara si klien sendiri “bersantai-santai” mengirimkan bahan dan kemudian memforsir freelancer untuk bekerja mepet dan penuh tekanan. Yakinkan klien bahwa ini adalah pekerjaan estafet, yang mana waktu pengiriman bahan sangat mempengaruhi work flow pengerjaan. Kita berhak meminta pemunduran deadline jika memang keterlambatan ada di pihak klien. Hal ini perlu disampaikan di awal untuk meningkatkan awareness tanggung jawab masing-masing.

Dipertengahan proses kerja, pastikan klien memperoleh kesempatan untuk mengasistensi pekerjaan kita sesuai jumlah revisi yang kita tawarkan. Misalkan kita menawarkan 3 kali revisi, maka bagilah waktu kita menjadi 3 bagian dalam rentang waktu dari dimulainya pekerjaan sampai dengan deadline. Misal kita punya waktu sebulan (30 hari) untuk mengerjakan proyek, maka pada kesepakatan awal yakinkan klien bahwa klien sudah bisa “mengintip” hasilnya pada hari ke-10, sehingga bisa lihat apabila perlu direvisi. Waktu asistensi ini sebaiknya juga dimasukkan dalam kesepakatan awal, sehingga klien bisa siap dan menyediakan waktu pada hari itu untuk berdiskusi dengan kita. Hal ini juga dapat meningkatkan kepercayaan klien karena klien yakin bahwa proyeknya dikerjakan dan bisa memprediksi sudah berapa persen yang diselesaikan.

Batasi Revisi

Seperti halnya fashion, revisi ini juga tidak ada matinya kalau dituruti. Ketika klien minta revisi tiada batas (unlimited revision) biasanya lebih banyak mudharatnya dari pada berkahnya. Unlimited revision membuat klien dan freelancer memiliki spektrum yang terlalu luas untuk hasil akhir proyek. Misalnya, kita diminta membuat brosur untuk promosi bimbingan belajar. Spesifikasi awal yang diminta adalah brosur yang terlihat professional, lalu ditengah jalan pengen ganti jadi yang lebih fancy dan lebih meriah dengan alasan sasarannya adalah remaja, lalu kemudian minta ganti style lagi dengan yang lebih edgy dan SWAG karena trend remaja sekarang seperti itu. Belum lagi work flow yang terancam berantakan karena klien request ini-itu ditengah-tengah proses kerja seolah-olah request-nya itu seperti simsalabim bisa langsung ada tanpa perlu proses ini-itu dlsb. Maka, lebih baik tetapkan batas revisi di awal kerjasama sehingga kita bisa berfokus kepada hasil dan proses kerja tanpa terdistraksi kemungkinan-kemungkinan yang jumlahnya unlimited.


Nah, itulah kira-kira hal-hal yang bisa dipertimbangkan ketika membuat kesepakatan awal saat memulai proyek. Diskusi dengan klien untuk menambah poin-poin yang mereka rasa penting juga merupakan cara untuk membangun kepercayaan sekaligus mengenal klien. Kalau menurut kamu ada hal-hal lain yang perlu ditambahkan ketika membuat kesepakatan awal boleh dishare di kolom komentar ya 🙂

Share thisShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

2 Discussion to this post

  1. Shinta says:

    Hahaha.. Vikhe… I should read this first before I met the client from hell :))

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Search stories by typing keyword and hit enter to begin searching.