Posts in Category

Freelance

bertemu-klien

Kalau dulu saya pernah bercerita tentang pentingnya kesepakatan awal ketika memulai project. Sekarang saya ingin sharing tentang proses sebelum kita membahas kesepakatan itu. Kan gak enak aja kalau klien datang lalu langsung kita sodori S&K (Syarat dan Ketentuan) kalau mau kerja dengan kita harus begini-begini-begitu. Pasti ada sesi ngobrol dulu untuk membahas sebenarnya seperti apa sih project yang kita hadapi. Untuk ngobrol mengenai project ini juga ada tahapan-tahapannya, jangan langsung nyerocos tentang sulitnya ini-itu blabla atau bahkan sebaliknya “iyaa iyaa beress gampaaaang”.

Mengenal Proyek Klien : Konsep, Tujuan, Target Market, Highlight

Seringkali klien itu sebenarnya tidak tahu apa yang mereka hadapi. Mereka taunya ya sekadar jadi saja, misalnya : “Saya baru buka restoran, restoran Italia gitu…Saya butuh desain brosur”. Request yang standar dan familiar ya? Kita mungkin bisa kebayang membuat desain dengan warna-warna khas Italia: merah, cokelat, kuning, hijau. Lalu apa setelah dengar permintaan itu kita langsung mengiyakan? Di masa-masa awal inilah adalah kesempatan kita untuk menggali kebutuhan klien lebih lanjut karena mereka dalam kondisi siap menghadapi kita (percayalah bahwa kondisi klien yang siap/tidak siap untuk mengobrol itu bisa berefek dalam proses produksi dan berguna dalam penyamarataan persepsi plus saat yang tepat juga buat edukasi desain).

Untuk kasus restoran Italia itu kita mulai dengan bertanya konsep dari restorannya itu sendiri seperti apa. Apakah klasik, funky, modern, minimalis, dlsb. Tujuannya supaya desain kita memang mencerminkan restoran itu dan nyambung. Jika klien sulit untuk mendeskripsikan, mintalah mereka untuk menunjukkan foto-foto restoran. Tanya juga apa yang diharapkan klien tersebut dari brosur ini, ini akan menjadi panduan kita untuk menentukan highlight. Kalau hanya sekadar pengen “ya biar orang bisa tau kita buka restoran”  maka sebaiknya kita gali lagi kebutuhan klien tersebut. Bukan apa-apa, design yang bagus adalah design yang memiliki impact. Mungkin bisa ditonjolkan discount promo, menu favorit (misalnya pizza yang dengan keju meluber-luber sebagai highlight brosur), atau tempat yang cozy, dlsb. Ketika orang melihat brosur maka audience hanya perlu 1 detik untuk melihat apa yang paling menonjol dari brosur tersebut, baru kemudian menyisir info-info lainnya. Highlight berfungsi menjadi attention seeker di sini.

Masalah yang biasanya timbul: 

Klien tidak tau apa yang harus jadi highlight. Klien merasa semua hal harus jadi sorotan, ya interior, ya menu, dlsb. Sehingga tidak ada hal yang menjadi fokus. Padahal otak kita tidak bekerja seperti itu, otak kita akan lebih mudah mengenali sesuatu yang “berbeda” dibanding lainnya atau kita sebut saja “kontras”, “fokus” atau dalam artikel ini saya sebut “highlight” tadi. Klien seperti ini akan mengarah pada dua kemungkinan : Klien yang pasrah apa adanya dan membiarkan kita berkreasi (yay~), atau client from hell yang pas ditanya ga bisa dijawab, tapi ketika disodori hasil bilangnya “kok saya ga suka ya, ini ga seperti yang saya bayangkan. Saya ga tau salahnya dimana tapi saya tau bukan ini yang saya mau”. Makanya, menggali info di awal adalah modal kita para designer, selain sebagai guidelines kerja, juga sebagai tameng kalau dicecar komentar pedas tak berdasar dari klien.

Masalah lainnya yang mungkin timbul adalah bercampurnya selera pribadi klien dengan target market. Untuk masalah ini maka dituntut pengetahuan desainer tentang target market untuk meyakinkan klien. Kadang dari klien suka muncul ide-ide aneh yang cukup didengarkan dengan hormat tapi tak perlu dilakukan karena mencemari desain kita. Misalnya: Klien minta tulisannya dibuat 3D pelangi ala-ala wordart powerpoint supaya brosurnya mencolok. Iya, brosurnya sih mencolok, tapi balik lagi ke tujuan brosurnya, apa dengan brosur yang mencolok orang-orang jadi tertarik datang ke restoran lo? Engga gitu juga kan….

Memberitahu Proses Bekerja

Setelah selesai membahas tentang konsep, tujuan, target market, highlight dan sebagainya itu, ceritakan tentang proses kerja kita. Mulai dari persiapan bahan, kemungkinan penggunaan source berbayar, waktu pengerjaan, dlsb. Oiya, kita harus menyampaikan juga masalah tentang hak cipta. Soalnya di Indonesia masih rendah banget pengetahuan penggunaan hak cipta, jadi kesannya apa yang ada di google boleh dipake. Memang ada konten-konten gratis yang bisa dipakai, tapi mencarinya juga butuh waktu. Biasanya saya kembalikan lagi resikonya kepada klien kalau semisal mau menggunakan konten-konten yang gak jelas hak ciptanya.

Memastikan PIC (Person In Charge)

Sering kali tawaran yang masuk ke saya adalah dari rekomendasi teman. Jadi ada teman yang tau saya designer, trus nawarin proyek A, saya mau apa engga? Nah, yang sering kebablasan adalah kita jadi koordinasinya sama teman kita itu. Sebaiknya, hindari “klien ber-layer” seperti itu. Cari tau siapa yang benar-benar merupakan PIC dari proyek ini untuk mengurangi bias. Meskipun teman kita yang menawarkan dan ngobrolnya lebih enak, tanyakan siapa PIC yang sebenarnya, karena itulah sebenar-benarnya klien kita (teman kita bisa bantu juga untuk menengahi pemikiran karena kenal kedua belah pihak).

Untuk ilustrasi kasus kira-kira begini : Kita diminta buat brosur, spesifikasi ABCD, trus jadi, kita kirim, lalu kemudian datang jawaban “bentar ya, di ACC boss gue dulu”. Lalu kemudian, “Boss gw minta diubah ini-itu ini-itu”. Laah rempong kan.

Semenjak dulu masih ngantor hal ini juga pernah terjadi, saya lapor sama senior, eh ternyata harus revisi ini-itu sesuai selera dia, pas dia suka trus dilanjutkan ke bos, eh bosnya ga suka. Pas akhirnya pak bos nyamperin, ehhh sukanya sama desain yang pertama……Duhh rasanya seperti banyak waktu dan energi yang kebuang. Ya gak sih?

Kesimpulan?

Jika kita simpulkan dengan list mungkin kira-kira seperti berikut:

  1. Pastikan tujuan dari proyek (untuk menentukan fokus/highlight).
  2. Kenali konsep, target market, impact yang diharapkan dapat timbul dari desain kita.
  3. Menyiapkan outline rencana kerja, termasuk memprediksikan kendala-kendala yang mungkin akan dialami saat bekerja (tapi jangan sampai nakut-nakutin klien juga).
  4. Memastikan PIC dan komitmen klien agar pekerjaan berjalan lancar (misalnya: klien merespon ketika kita hubungi, memberikan aset sesuai waktu yang ditentukan, fokus pada kesepakatan awal).
  5. Setelah mengetahui aspek-aspek yang perlu kita ketahui, kita bisa memutuskan untuk menerima/menolak proyek.
  6. Jika lanjut, buatlah kesepakatan sebelum proyek tersebut dimulai.

Yah, ini sharing aja sih… Menurut kamu bagaimana?

diskusi

Sebagai freelancer yang sibuk mengais-ngais proyek, fee tinggi memang menarik, tapi tunggu dulu…tidak jarang ternyata fee yang kita anggap tinggi tadi ternyata malah underprice dengan spesifikasi yang diminta. Atau mungkin kamu pernah merasa seperti “ditipu” klien? Diberi request A dengan spesifikasi 1,2,3 ehh ditengah jalan revisi terus sehingga hasilnya jauh dari spesifikasi yang diminta ketika awal….

Sebenarnya, cerita-cerita naas tentang menghadapi klien bisa kita hindari dan minimalisir dengan membuat kesepakatan di awal kontrak sebelum proyek dilaksanakan. Dengan adanya kesepakatan, baik freelancer maupun klien memiliki koridor yang jelas akan apa yang dituju, timeline, work-pace, proses revisi, pembayaran, dlsb. Teruntuk freelancer pemula yang merasa butuh banget proyekan karena alasan minim porto, percayalah, ini adalah salah satu hal penting yang perlu kamu perhatikan sejak awal untuk membangun pola hidup freelance yang sehat kalau kamu memang mau jadi full-time freelancer.

Down Payment di Awal Proyek Freelance

Pasti sering dengar saran kalau freelancer sebaiknya meminta DP (Down Payment) di awal proyek. Hal ini sebenarnya bagian yang cukup sulit terutama kalau kita berhadapan dengan klien yang jarang berurusan dengan freelancer. Soalnya jujur saja, kalau dilihat dari sudut pandang klien, mereka akan mentransfer sejumlah uang yang mana hasilnya belum ada. Pasti ada rasa cemas kalau uang itu dibawa kabur begitu saja, si freelancer kabur ga bisa dihubungi dlsb. Saya sendiri cukup sering mendengar cerita ini bahkan kejadian ini dialami oleh teman baik saya sendiri saat menggunakan jasa freelancer untuk kebutuhan tesis-nya. Duh!

Namun sebagai freelancer ternyata kita memang sebaiknya meminta DP sebagai “uang modal” untuk kerja kita sampai tahap pelunasan. Bisa saja uang itu untuk biaya internet, beli stok kopi dlsb. Meminta DP juga membantu kita untuk menghindari client from hell sebagai bukti bahwa mereka serius menggarap proyek tersebut bersama kita dan sebagai “pertanda” bahwa mereka akan sanggup bayar ketika pekerjaan sudah selesai dan memberikan kesan tidak ada masalah dengan pembayaran asalkan pekerjaan dikerjakan dan diselesaikan dengan baik.

Tapi seperti yang saya sampaikan tadi, meminta DP tidak segampang menengadahkan tangan. Bagaimana supaya klien percaya dengan kita dan mau membayar DP nya sementara klien tersebut tidak kenal dengan kita? (Kalau kenal biasanya lebih mudah karena sudah ada bayangan bagaimana karakter kita). Salah satunya adalah dengan membuat kesepakatan awal ini. Dengan menyampaikan kesepakatan sebelum proyek dimulai, klien akan melihat bahwa kita cukup professional karena sudah mengantisipasi hal-hal yang mungkin terjadi dalam proses pengerjaan proyek. Klien juga dapat menambahkan poinnya sendiri sehingga kesepakatan awal yang dibuat memang memberikan hasil win-win solution. Down Payment itu sendiri bisa juga menjadi tanda bahwa kerja sama antara freelancer dan klien telah dimulai.

Deadline & Proses Asistensi

Pertama-tama tanyakan kebutuhan klien, contoh: klien perlu brosur untuk dibagikan pada saat kelulusan siswa sekolah. Jadi jelas brosur harus jadi asumsikan 3 hari sebelum tanggal kelulusan karena brosur butuh diprint dlsb. Otomatis design harus jadi sebelum itu. Maka 5 hari sebelum hari kelulusan menjadi kesepakatan deadline bersama, dengan catatan bahan&informasi harus sudah masuk tanggal sekian sehinggga kalau bahan proyek terlambat masuk, maka deadline mundur sejumlah keterlambatan pengiriman bahan. Sebagai freelancer, tidak usah terlalu empati banget kalau klien kita butuh banget brosur tersebut pada tanggal yang telah ditentukan sementara si klien sendiri “bersantai-santai” mengirimkan bahan dan kemudian memforsir freelancer untuk bekerja mepet dan penuh tekanan. Yakinkan klien bahwa ini adalah pekerjaan estafet, yang mana waktu pengiriman bahan sangat mempengaruhi work flow pengerjaan. Kita berhak meminta pemunduran deadline jika memang keterlambatan ada di pihak klien. Hal ini perlu disampaikan di awal untuk meningkatkan awareness tanggung jawab masing-masing.

Dipertengahan proses kerja, pastikan klien memperoleh kesempatan untuk mengasistensi pekerjaan kita sesuai jumlah revisi yang kita tawarkan. Misalkan kita menawarkan 3 kali revisi, maka bagilah waktu kita menjadi 3 bagian dalam rentang waktu dari dimulainya pekerjaan sampai dengan deadline. Misal kita punya waktu sebulan (30 hari) untuk mengerjakan proyek, maka pada kesepakatan awal yakinkan klien bahwa klien sudah bisa “mengintip” hasilnya pada hari ke-10, sehingga bisa lihat apabila perlu direvisi. Waktu asistensi ini sebaiknya juga dimasukkan dalam kesepakatan awal, sehingga klien bisa siap dan menyediakan waktu pada hari itu untuk berdiskusi dengan kita. Hal ini juga dapat meningkatkan kepercayaan klien karena klien yakin bahwa proyeknya dikerjakan dan bisa memprediksi sudah berapa persen yang diselesaikan.

Batasi Revisi

Seperti halnya fashion, revisi ini juga tidak ada matinya kalau dituruti. Ketika klien minta revisi tiada batas (unlimited revision) biasanya lebih banyak mudharatnya dari pada berkahnya. Unlimited revision membuat klien dan freelancer memiliki spektrum yang terlalu luas untuk hasil akhir proyek. Misalnya, kita diminta membuat brosur untuk promosi bimbingan belajar. Spesifikasi awal yang diminta adalah brosur yang terlihat professional, lalu ditengah jalan pengen ganti jadi yang lebih fancy dan lebih meriah dengan alasan sasarannya adalah remaja, lalu kemudian minta ganti style lagi dengan yang lebih edgy dan SWAG karena trend remaja sekarang seperti itu. Belum lagi work flow yang terancam berantakan karena klien request ini-itu ditengah-tengah proses kerja seolah-olah request-nya itu seperti simsalabim bisa langsung ada tanpa perlu proses ini-itu dlsb. Maka, lebih baik tetapkan batas revisi di awal kerjasama sehingga kita bisa berfokus kepada hasil dan proses kerja tanpa terdistraksi kemungkinan-kemungkinan yang jumlahnya unlimited.


Nah, itulah kira-kira hal-hal yang bisa dipertimbangkan ketika membuat kesepakatan awal saat memulai proyek. Diskusi dengan klien untuk menambah poin-poin yang mereka rasa penting juga merupakan cara untuk membangun kepercayaan sekaligus mengenal klien. Kalau menurut kamu ada hal-hal lain yang perlu ditambahkan ketika membuat kesepakatan awal boleh dishare di kolom komentar ya 🙂

Search stories by typing keyword and hit enter to begin searching.